1. Operator i kontakt

AnimeTicket jest usługą techniczną rozwijaną i utrzymywaną przez ZarembaTech („Operator”). Kontakt w sprawach prywatności, bezpieczeństwa i danych: kontakt@animeticket.pl.

Zakres roli Operatora zależy od konkretnego procesu. Operator może być administratorem danych związanych z kontem AnimeTicket, bezpieczeństwem, sesją, administracją platformą, rozliczalnością i świadczeniem usługi. Administrator danego serwera Discord sam określa natomiast cele i zakres informacji, które decyduje się zbierać od swojej społeczności w formularzach, ticketach, Customer 360 i innych konfigurowalnych procesach; w tym zakresie może być odrębnym administratorem danych.

2. Zakres usługi objęty polityką

Polityka obejmuje stronę AnimeTicket.pl, Discord bota, Control Center, portale użytkowników, Ticket Engine, transcripty, Helpdesk Suite v4, Knowledge Base, automatyzacje, API, webhooki, Platform Console oraz funkcje Premium i Business, w tym tenant white-label, Status Page, portale i własne domeny.

3. Discord OAuth2, konto i sesja

Przy logowaniu możemy przetwarzać Discord User ID, username, globalną nazwę, avatar, informacje o serwerach wymagane do ustalenia dostępu, role/uprawnienia oraz dane sesji i termin jej wygaśnięcia.

AnimeTicket nie potrzebuje hasła do konta Discord. Uwierzytelnianie odbywa się przez Discord OAuth2. Sesja Panelu jest technicznym mechanizmem podtrzymującym autoryzowany dostęp.

4. Dane serwera Discord i konfiguracja

• Discord Guild ID, nazwa serwera i liczba członków raportowana przez Discord;
• identyfikatory ról, kanałów i kategorii;
• konfiguracja paneli Discord, Ticket Types, formularzy, routingu, limitów, SLA i harmonogramów;
• ustawienia makr, automatyzacji, integracji i webhooków;
• stan onboardingu oraz techniczny status bota;
• plan Free/Premium/Business i dane entitlementu.

5. Tickety i treść zgłoszeń

W ramach ticketu mogą być przetwarzane Ticket ID, Channel ID, Discord ID autora i uczestników, temat, odpowiedzi formularza, status, priorytet, tagi, daty, opiekun, powód zamknięcia, reopen, ocena, komentarz do oceny i notatki wewnętrzne supportu.

Administrator serwera powinien projektować formularze zgodnie z zasadą minimalizacji danych i nie zbierać informacji, które nie są potrzebne do rozwiązania sprawy.

6. Wiadomości, Live Chat i historia operacyjna

AnimeTicket może przetwarzać treść wiadomości ticketowych, identyfikatory i nazwy autorów, daty, informacje o edycji/usunięciu oraz zdarzenia cyklu życia, takie jak claim, transfer, zmiana priorytetu, eskalacja, SLA, automatyzacja lub zamknięcie.

7. Transcripty i załączniki

Przy obsłudze lub zamknięciu ticketu system może utworzyć transcript. Może on obejmować wiadomości, autorów, daty, metadane i obsługiwane załączniki. Pliki mogą być archiwizowane w ramach technicznych limitów i kontroli bezpieczeństwa; gdy archiwizacja nie jest możliwa, system może zachować wyłącznie metadane lub pierwotny odnośnik.

8. Workforce

Jeżeli administrator używa Workforce, AnimeTicket może przechowywać Discord User ID pracownika, nazwę wyświetlaną, skills, capacity, availability, priority weight, liczbę aktywnych przypisań oraz informacje potrzebne do działania routingu.

Dane Workforce służą organizacji obsługi. Administrator powinien unikać wpisywania tam prywatnych informacji o pracowniku, które nie są potrzebne do routingu lub zarządzania zgłoszeniami.

9. Customer 360

Customer 360 może zawierać Discord User ID lub wewnętrzny identyfikator klienta, display name, adres e-mail, organizację, telefon, etykiety, notatki, risk score oraz historię ticketów i zagregowane metryki, takie jak liczba spraw, reopeny, oceny i sygnały bezpieczeństwa.

Administrator serwera odpowiada za to, jakie dodatkowe informacje wpisuje do profilu i czy ma odpowiednią podstawę oraz cel ich wykorzystania.

10. Kanał E-mail, ingress i outbox

Przy użyciu E-mail → Ticket mogą być przetwarzane adres nadawcy i odbiorcy, nazwa nadawcy, temat i treść wiadomości, identyfikatory wiadomości, metadane transportowe, powiązany Ticket ID oraz status dostarczenia odpowiedzi.

Ingress może przechowywać techniczny identyfikator/idempotency key potrzebny do wykrywania powtórzonych eventów. Outbox przechowuje wiadomości i stan ich dostarczenia do czasu wysłania, błędu, anulowania albo zakończenia uzasadnionego procesu retencji.

11. Incydenty i Status Page

Moduł Incidents może przechowywać tytuł, opis, severity, status, daty, aktualizacje, identyfikator autora/aktora, informacje o publikacji i powiązane Ticket ID. Treści oznaczone jako publiczne mogą być prezentowane na Status Page.

Administrator powinien unikać publikowania na Status Page danych osobowych lub technicznych sekretów, których ujawnienie nie jest potrzebne do komunikacji incydentu.

12. Knowledge Base i publiczne portale

Knowledge Base może przechowywać tytuły, slugi, treść, tagi, status publikacji i informacje o autorze/zmianach. Opublikowane artykuły mogą być wyświetlane w Knowledge Portal. Treść publiczna powinna być przygotowana tak, aby nie ujawniała danych z ticketów, sekretów ani informacji poufnych.

13. Anti-abuse i sygnały bezpieczeństwa

W celu ochrony usługi mogą być przetwarzane liczba i częstotliwość ticketów, wykryte duplikaty, identyfikator użytkownika, rodzaj sygnału, risk score, daty, techniczne informacje o operacji i wynik reakcji systemu.

Mechanizmy anti-abuse służą ochronie i zarządzaniu ryzykiem. Nie są przeznaczone do automatycznego podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne.

14. SLA, Analytics i raporty

Do wyliczania metryk mogą być używane czasy utworzenia, pierwszej odpowiedzi, rozwiązania, zamknięcia, priorytet, typ, opiekun i ocena. Wyniki obejmują m.in. medianę odpowiedzi, SLA compliance, wolumen, kategorie i ranking operacyjny zespołu.

Ranking i statystyki mają charakter operacyjny i nie stanowią samodzielnego systemu automatycznego podejmowania decyzji kadrowych lub prawnych.

15. Billing i entitlement

W celu kontroli dostępu do funkcji mogą być przechowywane plan, status entitlementu, daty obowiązywania, identyfikatory zdarzeń billingowych, provider, typ eventu, zewnętrzny identyfikator, waluta, kwota w jednostkach pomocniczych oraz czas zdarzenia, jeżeli takie dane są dostarczane przez skonfigurowany proces rozliczeniowy.

Nie oznacza to, że AnimeTicket samodzielnie przechowuje dane kart płatniczych. Zakres zależy od użytego modelu rozliczeń i integracji.

16. Premium, własny bot i sekrety

Przy funkcji Custom Bot mogą być przetwarzane Application ID, Bot User ID, nazwa, avatar i token bota. Token jest sekretem uwierzytelniającym, powinien być szyfrowany po stronie serwera i nie jest przeznaczony do ponownego publicznego wyświetlania.

17. Business white-label, subdomena i własna domena

Business może przechowywać nazwę tenanta, subdomenę, logo, tło, hero image, kolor akcentu, headline, opis, konfigurację publicznych portali i custom domain.

W flow DNS verification przetwarzana jest nazwa domeny, oczekiwany rekord weryfikacyjny, stan weryfikacji i dane techniczne potrzebne do aktywowania lub usunięcia domeny. Dane jednego tenanta są logicznie izolowane od innych tenantów.

18. Tenant isolation i domeny klienta

AnimeTicket stosuje kontrolę kontekstu serwera/tenanta, aby zapytania do Panelu, portali i własnych domen nie dawały dostępu do danych innej organizacji. Tenant isolation jest elementem architektury bezpieczeństwa, ale nie zastępuje prawidłowego zarządzania rolami i kontami przez administratora.

19. Platform Console i Global Admin

Owner i uprawnieni Global Admini mogą mieć dostęp do chronionego Platform Console. Może ono prezentować informacje o serwerach, łączny wolumen użytkowników/członkostw, tickety, plany, blokady, stan konfiguracji i podstawowe dane operacyjne.

Delegowany Global Admin może mieć zapisany Discord User ID, nazwę pomocniczą, zakres permissions, status oraz informacje o nadaniu dostępu. Read-only podgląd serwera nie włącza automatycznie Support Override.

20. API, webhooki i integracje

Dla kluczy API mogą być przechowywane nazwa, hash/identyfikator klucza, permissions/scopes, data utworzenia, wygaśnięcia i ostatniego użycia. Pełny sekret powinien być dostępny tylko podczas tworzenia.

Dla webhooków mogą być przechowywane nazwa, URL, lista eventów, status, sekret/podpis w formie wymaganej przez implementację oraz informacje o dostarczeniu i kodzie odpowiedzi.

21. Audit Log, logi techniczne i adres IP

W związku z rozliczalnością i bezpieczeństwem mogą być przetwarzane nazwa akcji, identyfikator aktora, obiekt operacji, czas, powiązany Ticket ID, dane before/after dla wybranych zmian, adres IP przy wybranych operacjach bezpieczeństwa oraz logi błędów i diagnostyki.

Logi nie powinny zawierać pełnych tokenów, haseł i sekretów, jeżeli nie jest to bezwzględnie wymagane technicznie.

22. Cele i podstawy przetwarzania

W zależności od danych i relacji celem może być świadczenie żądanej usługi, wykonanie umowy, zapewnienie bezpieczeństwa, obsługa zgłoszeń, prowadzenie komunikacji, utrzymanie i rozwój systemu, rozliczalność, obrona przed nadużyciami albo wykonanie obowiązku prawnego.

Podstawą może być wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, prawnie uzasadniony interes Operatora lub administratora serwera, obowiązek prawny albo zgoda — tam, gdzie jest rzeczywiście wymagana. Administrator konkretnego serwera odpowiada za ustalenie podstawy dla danych, które sam decyduje się zbierać od swojej społeczności.

23. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być przetwarzane przez Discord jako platformę komunikacyjną oraz dostawców infrastruktury niezbędnej do działania usługi, np. hostingu, bazy danych, sieci, DNS, domen, poczty lub zabezpieczeń — zależnie od aktualnej konfiguracji.

Treść ticketów jest widoczna dla administratora właściwego serwera i osób, którym nadał odpowiednie role/permissions. Nie sprzedajemy danych osobowych reklamodawcom ani brokerom danych.

24. Przekazywanie poza EOG

Discord lub dostawcy techniczni mogą przetwarzać informacje poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Gdy wymagają tego przepisy, stosowane powinny być odpowiednie mechanizmy transferowe, takie jak decyzja o odpowiednim poziomie ochrony albo standardowe klauzule umowne.

25. Retencja

Dane są przechowywane nie dłużej niż jest to potrzebne do celu, rozliczalności, bezpieczeństwa lub obowiązków prawnych. W szczególności:

• sesje — do wygaśnięcia, wylogowania lub unieważnienia;
• konfiguracja serwera i tenanta — przez okres aktywnego używania oraz czas potrzebny do bezpiecznego zakończenia usługi;
• otwarte tickety — przez czas obsługi;
• transcripty — zgodnie z polityką retencji administratora i uzasadnionym celem archiwizacji;
• Customer 360 — do czasu, gdy dane są potrzebne do obsługi lub administrator je usunie;
• e-mail ingress/outbox — przez okres wymagany do deduplikacji, dostarczenia i diagnostyki;
• incydenty i publiczne aktualizacje — tak długo, jak są potrzebne do historii statusu lub rozliczalności;
• Audit/Security Events — przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i rozliczalnością;
• backupy — do zakończenia obowiązującego cyklu rotacji.

26. Cookies i localStorage

AnimeTicket używa niezbędnego cookie sesyjnego do utrzymania logowania. LocalStorage może przechowywać preferencje interfejsu, w tym wybrany język animeticket-language. Panel nie wymaga reklamowych cookie profilujących do podstawowego działania.

27. Bezpieczeństwo

Stosowane lub projektowane środki obejmują Discord OAuth2, role i granularne permissions, tenant isolation, walidację danych, rate limiting, ochronę webhooków, podpisy/sekrety integracji, hashowanie kluczy API, szyfrowanie tokenu własnego bota, idempotency ingress/billing, Audit Log, anti-abuse, izolację Platform Console oraz DNS verification dla domen Business.

Żaden system informatyczny nie zapewnia bezpieczeństwa absolutnego. Podejrzenie naruszenia należy niezwłocznie zgłosić Operatorowi.

28. Prawa osób

W zależności od zastosowania przepisów osoba może mieć prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych, sprzeciwu, wycofania zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania oraz wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Jeżeli żądanie dotyczy danych zebranych przez konkretny serwer Discord, Operator może wskazać również administratora tego serwera jako właściwy punkt kontaktu dla danego procesu.

Wniosek można przesłać na kontakt@animeticket.pl. Do bezpiecznej identyfikacji może być potrzebny Discord User ID lub ponowne uwierzytelnienie. Nie wysyłaj hasła ani tokenu.

29. Osoby niepełnoletnie i dane szczególne

Usługa nie jest przeznaczona dla osób niespełniających minimalnego wieku wymaganego przez Discord lub właściwe przepisy. Administratorzy serwerów nie powinni bez wyraźnej potrzeby i odpowiedniej podstawy tworzyć formularzy zbierających dane szczególnych kategorii, dokumenty tożsamości, dane finansowe albo inne dane wysokiego ryzyka.

30. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana przy zmianie funkcji, infrastruktury, procesów bezpieczeństwa lub prawa. Data aktualnej wersji znajduje się na początku dokumentu. Istotne zmiany mogą być dodatkowo komunikowane na stronie, w changelogu lub Panelu.

1. Operator and contact

AnimeTicket is a technical service developed and maintained by ZarembaTech (the “Operator”). Privacy, security and data enquiries: kontakt@animeticket.pl.

The Operator's role depends on the processing activity. The Operator may act as controller for AnimeTicket account, security, session, platform administration, accountability and service-delivery data. A Discord server administrator determines the purposes and scope of information they choose to collect from their own community through forms, tickets, Customer 360 and other configurable workflows and may therefore act as a separate controller for those activities.

2. Services covered by this policy

This policy covers AnimeTicket.pl, the Discord bot, Control Center, user portals, Ticket Engine, transcripts, Helpdesk Suite v4, Knowledge Base, automations, API, webhooks, Platform Console and Premium/Business features including white-label tenants, Status Page, portals and custom domains.

3. Discord OAuth2, account and session

During sign-in we may process Discord User ID, username, global display name, avatar, server information required to determine access, roles/permissions, session data and expiration time.

AnimeTicket does not require your Discord password. Authentication uses Discord OAuth2. The Panel session is a technical mechanism that keeps authorized access active.

4. Discord server and configuration data

• Discord Guild ID, server name and member count reported by Discord;
• role, channel and category identifiers;
• Discord panels, Ticket Types, forms, routing, limits, SLA and schedules;
• macros, automations, integrations and webhook settings;
• onboarding state and technical bot health;
• Free/Premium/Business plan and entitlement data.

5. Tickets and request content

A ticket may contain Ticket ID, Channel ID, Discord IDs of requester and participants, subject, form answers, status, priority, tags, timestamps, assignee, close reason, reopening information, rating, rating comment and internal support notes.

Server administrators should design forms according to data minimization principles and avoid collecting information not needed to resolve the request.

6. Messages, Live Chat and operational history

AnimeTicket may process ticket message content, author identifiers and names, timestamps, edit/deletion information and lifecycle events such as claim, transfer, priority changes, escalation, SLA events, automation and closure.

7. Transcripts and attachments

During ticket handling or closure, the system may create a transcript containing messages, authors, timestamps, metadata and supported attachments. Files may be archived within technical and security limits; where archiving is not possible, only metadata or the original link may be retained.

8. Workforce

When Workforce is enabled, AnimeTicket may store an agent's Discord User ID, display name, skills, capacity, availability, priority weight, active assignment count and information required for routing.

Administrators should avoid placing private employee information in Workforce when it is not required for routing or request management.

9. Customer 360

Customer 360 may contain Discord User ID or an internal customer identifier, display name, e-mail address, organization, phone, labels, notes, risk score, ticket history and aggregated metrics such as request count, reopens, ratings and security signals.

The server administrator is responsible for deciding which additional profile fields are entered and for having an appropriate purpose and legal basis for using them.

10. E-mail channel, ingress and outbox

When E-mail → Ticket is used, AnimeTicket may process sender and recipient address, sender name, subject, message body, message identifiers, transport metadata, linked Ticket ID and reply delivery state.

Ingress may retain a technical identifier/idempotency key used to detect repeated events. Outbox stores messages and delivery state until delivery, failure, cancellation or the end of a justified retention process.

11. Incidents and Status Page

Incidents may contain title, summary, severity, status, timestamps, updates, author/actor identifier, publication settings and linked Ticket IDs. Content marked public may be shown on Status Page.

Administrators should avoid publishing personal data or technical secrets on Status Page unless disclosure is genuinely necessary for incident communication.

12. Knowledge Base and public portals

Knowledge Base may store article titles, slugs, content, tags, publication state and author/change information. Published articles may be displayed through Knowledge Portal. Public content should not expose ticket data, secrets or confidential information.

13. Anti-abuse and security signals

To protect the service, AnimeTicket may process ticket frequency, duplicate indicators, user identifier, signal type, risk score, timestamps, technical operation data and the system's response.

Anti-abuse mechanisms are intended for protection and risk management and are not designed to make automated decisions producing legal effects for individuals.

14. SLA, Analytics and reports

Metrics may use creation, first-response, resolution and closure times, priority, type, assignee and rating. Results can include median response, SLA compliance, volume, categories and operational team rankings.

Team rankings and statistics are operational tools and are not intended as standalone automated employment or legal decision-making systems.

15. Billing and entitlement

To control feature access we may store plan, entitlement status, validity dates, billing event identifiers, provider, event type, external identifier, currency, amount in minor units and event time when supplied by the configured billing process.

This does not mean AnimeTicket itself stores payment-card data. The scope depends on the billing model and integrations used.

16. Premium, Custom Bot and secrets

Custom Bot may involve Application ID, Bot User ID, bot name, avatar and bot token. The token is an authentication secret, should be encrypted server-side and is not intended to be displayed publicly again.

17. Business white-label, subdomain and custom domain

Business may store tenant display name, subdomain, logo, background, hero image, accent color, headline, description, public portal configuration and custom domain.

DNS verification processes the domain name, expected verification record, verification state and technical data required to activate or remove the domain. Tenant data is logically isolated from other tenants.

18. Tenant isolation and customer domains

AnimeTicket controls server/tenant context so Panel, portal and custom-domain requests do not grant access to another organization's data. Tenant isolation is an architectural security layer and does not replace correct role and account management by administrators.

19. Platform Console and Global Admin

Owner and authorized Global Admins may access protected Platform Console information including servers, aggregate memberships/users, ticket volume, plans, service blocks, configuration state and operational data.

A delegated Global Admin may have Discord User ID, helper label, permissions, active status and grant information stored. Read-only server inspection does not automatically enable Support Override.

20. API, webhooks and integrations

API key records may include name, key hash/identifier, permissions/scopes, creation/expiration time and last-use information. Full secrets should only be available when created.

Webhook records may include name, URL, subscribed events, state, secret/signature material as required by the implementation, delivery attempts and response codes.

21. Audit Log, technical logs and IP address

For accountability and security we may process action name, actor identifier, operation object, timestamp, linked Ticket ID, before/after data for selected changes, IP address for selected security operations and error/diagnostic logs.

Logs should not contain full tokens, passwords or secrets unless technically indispensable.

22. Purposes and legal bases

Depending on the data and relationship, purposes may include delivering the requested service, contract performance, security, request handling, communications, service maintenance and development, accountability, abuse prevention and legal obligations.

Legal bases may include performance of a contract or pre-contract steps, legitimate interests of the Operator or server administrator, a legal obligation or consent where genuinely required. Each Discord server administrator is responsible for determining the appropriate basis for information they choose to collect from their own community.

23. Recipients and service providers

Data may be processed by Discord as the communications platform and by infrastructure providers necessary for service operation, such as hosting, database, networking, DNS, domains, e-mail or security providers depending on the current configuration.

Ticket content is available to the relevant server administrator and people who have been granted appropriate roles/permissions. We do not sell personal data to advertisers or data brokers.

24. Transfers outside the EEA

Discord or technical providers may process information outside the European Economic Area. Where required by applicable law, appropriate transfer mechanisms should be used, such as adequacy decisions or standard contractual clauses.

25. Retention

Data is retained no longer than necessary for its purpose, accountability, security or legal requirements. In particular:

• sessions — until expiration, sign-out or invalidation;
• server and tenant configuration — while actively used and for a period needed for safe service termination;
• open tickets — while handled;
• transcripts — according to the administrator's retention policy and justified archival needs;
• Customer 360 — while required for support or until removed by the administrator;
• e-mail ingress/outbox — for deduplication, delivery and diagnostics;
• incidents/public updates — while needed for status history or accountability;
• Audit/Security Events — for a justified security/accountability period;
• backups — until the applicable rotation cycle ends.

26. Cookies and localStorage

AnimeTicket uses an essential session cookie to maintain sign-in. LocalStorage may store interface preferences, including the selected animeticket-language. Advertising profiling cookies are not required for basic Panel operation.

27. Security measures

Implemented or designed measures include Discord OAuth2, roles and granular permissions, tenant isolation, validation, rate limiting, webhook protection, integration signatures/secrets, API-key hashing, Custom Bot token encryption, ingress/billing idempotency, Audit Log, anti-abuse controls, Platform Console separation and DNS verification for Business domains.

No information system can guarantee absolute security. Suspected incidents should be reported to the Operator promptly.

28. Individual rights

Depending on applicable law, individuals may have rights of access, rectification, erasure, restriction, portability, objection, withdrawal of consent without affecting prior lawful processing and complaint to the competent supervisory authority.

Where a request concerns information collected by a specific Discord server, the Operator may also direct the individual to that server's administrator as the relevant contact for that processing activity.

Requests can be sent to kontakt@animeticket.pl. Secure identification may require Discord User ID or re-authentication. Do not send passwords or tokens.

29. Minors and sensitive data

The service is not intended for people below the minimum age required by Discord or applicable law. Server administrators should not create forms collecting special-category data, identity documents, financial information or other high-risk data unless genuinely necessary and supported by an appropriate legal basis.

30. Policy changes

This policy may be updated as features, infrastructure, security processes or law change. The current version date appears at the top. Material updates may also be communicated on the website, changelog or Panel.